Stævneledelse: Hårdt arbejde

Hellerup Sejlklub afvikler i snit syv til ni kapsejladser om året. Nogle store og nogle mindre. Op til et stævne er der 100.000 ting der skal være på plads, og man kan godt stresse lidt ind imellem.

Kapsejladsudvalgets kerne består af fire-fem mand m/k med undertegnede som udvalgsformand. Vi har alle banelederuddannelsen. Derudover har vi en række mere eller mindre fast tilknyttede folk.

Der er forventninger til, vi gør det godt

Hellerup Sejlklub har altid tilstræbt et højt niveau for afvikling og gennemførelse af kapsejladser, og det lykkes som regel, fordi vi prioriteter at uddanne vores folk løbende. Vi har de sidste mange år stort set været selvforsynende med uddannede baneledere, jury-medlemmer og gummibådsførere.

Det er lidt som at dirigere et orkester. Alle skal helst spille sammen, men der skal også være plads til improvisationer og initiativ.

Vi skal huske, at vi gør det for sjov og for at give sejlerne en god oplevelse. Selvom der af og til er lidt malurt i bægeret, når få har for meget at lave, og sejlerne stiller helt urimelige krav, og ikke vil betale et ordentligt stævnegebyr. Det kommer vi tilbage til!

Planlægningen

Vinterperioden går med at aftale og planlægge den kommende sæson. Her ser vi på hvilke bådklasser, der er interessante, og kan samle nok både til at stille op. Nogle klasser bliver prioriteret højere end andre, og det er primært de bådklasser vi selv har, og dem der er mange af i havnen. Kan vi evt. slå flere klasser sammen, har vi større chance for at gennemføre et godt stævne. Arbejdet er omtrent det samme, om der er ti eller fyrre både.

Vi bliver til stadighed spurgt af flere bådklasser, om vi vil lave stævner for dem. Det vurderer vi løbende, om vi har kapacitet til. Det kræver nemlig en masse hænder at lave et godt stævne.

Al planlægning sker altid i tæt samarbejde med den bådklasse stævnet er for. Pris, banens længde og facon, er der morgenmad/frokost med i prisen, hvor mange præmier osv. Er det et DM eller derover er Dansk Sejlunion også involveret. Her er der helt særlige regler, der skal overholdes.

Vi har udarbejdet et regneark, så vi hurtigt kan få et overblik over prisen på et stævne. Der er nogle faste omkostninger, der skal dækkes: Brændstof, præmier, afskrivning på materiel, evt. skader mm. Vi laver ikke stævner for at få et overskud, men det skal løbe rundt.

Af og til er der klasser, der har helt urealistiske forestillinger, om hvad de kan få for pengene. Et stævnegebyr på 300 kr. rækker ikke langt, hvis der kun stiller ti både op. Så er der ikke råd til moleøl, morgenmad og frokost. Det er af og til svært, at forklare, at vi ikke har folk nok til at stille op med grillpølser og hele det hollanske udtræk. Og selv om jeg er journalist på minbaad.dk, har jeg ikke tid til at lave pressemeddelelser mm., når jeg er stævneleder. Og journalisten følger altså ikke med i prisen. Kan vi eller klassen selv skaffe sponsorer, kan stævneprisen nedbringes.

Alt det andet!

Næste skridt er at få et overblik over sæsonens stævner. Hvordan er det med præmier? Har vi nok? Er alle de tomme kasser sodavand afleveret? Har vi krudt? Hvad med den radio, der er defekt og mangler vi ankre? Der er mange, mange ting der skal gennemgås og tjekkes.

Hellerup havn er lille, derfor skal havnefogeden informeres, og der skal måske spærres af for trafik. Der skal aftales hvor bådene og trailere må stå. Der skal laves aftale med restauranten, hvis der skal være regattamiddag.

Senest en måneds tid før et stævne skal der laves indbydelse og tilmeldingsformular. Det er som regel banelederen, der gør det. Så kan han eller hun selv bestemme hvilke regler, mærker og signaler, der skal bruges. Indbydelse og tilmelding lægges på nettet. Dansk Sejlunion er involveret hvis det f.eks er et DM. Medaljer skal skaffes, og DS skal have sejladsbestemmelserne i god tid inden.

Mange hænder

I god tid har vi forhåbentlig fundet de hjælpere, der skal til og fundet en dommerbåd. Det er ikke altid helt let at få det regnestykke til at gå op, da mange af hjælperne også er aktive sejlere, der deltager i stævner andre steder. Der kan også være problemer med at finde nogen vi tør overlade en gummibåd med 100 heste. Det lykkes som regel, men ind imellem hjælper vores nabo mod nord, Skovshoved Sejlklub med en hånd.

Tjek på grejet

Så er turen kommet til at gennemgå al vores grej. Vi tjekker om flagposerne med signalflag er intakte. Er vores gps’er ok? Hvor mange radioer virker? Hvad med det pejlekompas der blev væk, er det fundet? Har vi nok ankergrej og tovværk? Er de oppustelige mærker tætte osv.

Vi er slet ikke færdige med kapsejladsen endnu. Læs anden del i morgen.