Nyt havnesystem? 6 faktorer I bør overveje inden køb

Uanset om du vælger dit første marina-managementsystem eller blot skifter fra et havnesystem til et andet, kan hele oplevelsen synes uoverskuelig.

Udfordringen ligger ikke kun i, at der er forskellige løsninger og teknologier at vælge imellem, men også i de mange faktorer, der kræver din opmærksomhed, research og overvejelse.

For at gøre havnebestyrelsernes liv lettere og hele udvælgelsesprocessen lidt mere simpel har den danske virksomhed Harba identificeret de vigtigste faktorer, der bør overvejes, når et nyt system skal vælges - herunder hører alt fra implementeringsmetoder til funktionalitet, integrationer og brugeroplevelse. 

Faktorerne deler Harba med havnene på sin hjemmeside harba.co, ligesom også Minbaad.dk bringer artiklen herunder:

1. Implementering af marina-software: Cloud vs lokalt installeret

Begge løsninger har deres positive og negative sider – vælg, hvad der er mest relevant for behovene i netop jeres marina.

Med en cloudbaseret softwareløsning har du ikke brug for en server eller teknisk ekspertise blandt dine ansatte. Du kan blot logge ind på systemet i din foretrukne internetbrowser, og du er klar til at bruge det. Alle oplysninger findes på leverandørens server. Det betyder også, at du altid bruger den nyeste version af softwaren. Du skal dog altid være online, og hvis du ikke kan komme på nettet, kan du ikke bruge systemet.

Med en lokal løsning ejer du softwaren, og den hostes fysisk på din placering. Således har du direkte adgang til serverne, hvis du vil integrere med andre marine applikationer. Desuden behøver du ikke håndtere tilbagevendende abonnementsafgifter. Du skal dog have dit interne it-personale og købe den nødvendige hardware og software samt afholde højere startomkostninger.

2. De nødvendige funktioner og systemets fleksibilitet

Hver marina er unik, og der er flere forskellige processer, mål og prioriteter rundt om i havnene. At låse sig fast til et sæt basale eller ufleksible funktioner er ikke optimalt. Vælg derfor et marinasystem, der er fleksibelt og tilpasses løbende på baggrund af jeres ønsker og behov.

Identificer de vigtigste funktioner, du forventer at finde i systemet, samt de funktioner, som ville være rare at have, men ikke er altafgørende. I kan forhandle og aftale leveringen af ​​de funktioner, som ville være gode at have på sigt, før I køber systemet – vær ikke bange for at tage det op med din softwareleverandør.

Meget ofte kommer marinahåndteringssoftware med flere funktioner, der skal appellere til et bredt spektrum af lystbådehavne. Du ønsker ikke at betale for løsningen, der er “one-size-fits-all”. Vælg i stedet en marina-softwareleverandør, der kan sætte en løsning op, som passer til jeres behov.

3. Et system, der integrerer med andre systemer

For nogle lystbådehavne kan dette være en af de vigtigste faktorer, der skal overvejes, når man vælger marina-management-software. Husk, at I ikke køber en marina-software, som endnu et system i samlingen af alle de andre systemer, I eventuelt bruger. I køber det for at hjælpe jer med at strømline opgaverne.

Jeres havneadministrations software skal kunne integrere med med jeres regnskabssystem, men I kan med fordel vælge et system, som integrerer med adgangskontrol, elforbrug og så videre. Dette giver jeres marina-management-system mulighed for at arbejde i harmoni med alle de andre værktøjer, så I kan spare tid og have et bedre overblik.

4. Brugeroplevelse og -venlighed

Et af de mest afgørende kriterier, når I vælger et marina-management-system, er, hvordan og hvad I oplever, når I bruger det. Hjælper det jer med at udføre en opgave hurtigere? Er det intuitivt? Kunne I lære en af kollegaerne, hvordan man udfører en opgave i systemet på få minutter?

I kan bede en leverandør om at vise jer, hvor mange klik det tager at udføre en bestemt opgave (fx at sende fakturaer). Når I observerer, så spørg jer selv: Hvor effektivt og tilfredsstillende er brugergrænsefladen? Er knapperne mærket tydeligt? Er processen intuitiv?

Alt dette udgør brugeroplevelse, som gør jeres daglige arbejde med at styre havnen enten nemmere og sjovere eller potentielt mere kompliceret og irriterende. Sørg for at evaluere brugeroplevelse og -venlighed, før I foretager et køb.

5. Tilgængeligheden af træning og hurtig kundesupport

Intet havnesystem er godt, hvis I ikke ved, hvordan I bruger det korrekt. At få ordentlig træning og support er derfor en vigtig faktor, når valget skal træffes.

Når I er færdige med opsætningen af ​​systemet, er det naturligt, at der vil opstå spørgsmål og tekniske fejl. Dette gør det vigtigt for jer at vælge et system, der giver hurtig kundesupport.

Find ud af, hvilken form for træning og support der er tilgængelig, om det er gratis eller ej, om det er generelt (fx video-tutorials eller artikler) eller tilpasset (fx personlige live-træningssessioner).

Det er også nyttigt at observere og evaluere jeres kommunikation med en leverandør lige fra starten. Dette kan muligvis give jer en bedre forståelse af, hvad I kan forvente, når I senere bruger systemet. I vil have en virksomhed, der er venlig, støttende og professionel ved jeres side, når det kommer til at lære nye ting eller løse problemer.

6. Anmod om en demonstration

Vælg aldrig noget havnesystem uden at se eller teste det først. Den bedste løsning er at starte med en live-demonstration, som kan tilpasses jeres unikke behov.

Under en live-demo-session leder en sælger jer gennem softwaren. I kan stille spørgsmål og prøve få en bedre forståelse for, hvordan forskellige funktioner potentielt vil gavne jeres marina og forenkle jeres daglige, administrative opgaver.

Hvis det er muligt, så bed om at modtage jeres egne loginoplysninger til systemet, så I kan klikke rundt og føle, hvordan alt fungerer og ser ud. Prøv også at udføre de vigtigste opgaver, I har brug for i systemet.

Det er kort sagt bedre at se noget én gang end at høre om det tusind gange.

Konklusion

Adminstrationssystemer kan spare jer for meget besvær og kedeligt taste arbejde, men vælger I det forkerte system, kan det til gengæld give en masse ekstraarbejde og frustration.

- Men det kan være vanskeligt at træffe det rigtige valg. Der er derfor visse faktorer, som duIbør overveje, uanset hvilket system I vælger. At overveje alle faktorerne ovenfor kan hjælpe jer på rejsen, forklarer Harba.

Om Harba:
Harba er en innovationsdrevet, dansk virksomhed, der digitaliserer og forbinder verdens lystbådehavne og sejlere. Virksomheden er stiftet i 2015 af iværksætteren Christian Elkrog.

Virksomheden har udviklet en prisvindende app til sejlere (HarbaApp), specialiseret software til drift af lystbådehavne (HarbaMaster) samt innovative hardware løsninger til optimering af havnedrift. 

Kilde: Harba